Zusammenfassung

Der NÖ Landesrechungshof hat die Abläufe im Zusammenhang mit Drucken und Kopien beim Amt der NÖ Landesregierung überprüft. Diese Überprüfung umfasste die rund 6.000 Drucker, Kopierer und Multifunktionsgeräte sowie die dafür erforderlichen Betriebsmittel (Toner und Papier), sofern diese zentral von der Abteilung Landesamtsdirektion, Fachbereich Informationstechnologie, oder von der Abteilung Gebäudeverwaltung zur Verfügung gestellt oder verwaltet wurden.

Die NÖ Landesregierung sagte Ende Dezember 2010 in ihrer Stellungnahme zum vorläufigen Überprüfungsergebnis vom Oktober 2010 im Wesentlichen zu, die 18 Empfehlungen des NÖ Landesrechnungshofs umzusetzen, wobei der NÖ Landesrechnungshof zu einigen Umsetzungszusagen ergänzende Anmerkungen machte.

Obwohl Drucker und Kopierer zunehmend Multifunktionsgeräte sind, werden sie nicht einheitlich beschafft und verwaltet. Die Beschaffung und Verwaltung der Geräte sollte zentral durch eine Dienststelle erfolgen, damit gleichartige und wirtschaftliche (Kauf-)Verträge mit einheitlichen Garantie- und Wartungsbestimmungen erreicht werden können. Außerdem sollten Toner und Papier zentral bewirtschaftet werden. Die Lagerung dieser Betriebsmittel ist möglichst gering zu halten, indem die Lieferanten Toner und Papier bei Bedarf zeitnah direkt an die Dienststellen ausliefern. Bei den Tonern kann dadurch das gebundene Kapital um mindestens € 180.000,00 vermindert werden.

Ein Vergleich zwischen Kauf und Miete von Druckern und Multifunktionsgeräten ergab einen Preisunterschied beim reinen Anschaffungswert von rund 26 %. Daher ist bei solchen Beschaffungen die wirtschaftliche Variante des Kaufs zu wählen und dafür Sorge zu tragen, dass dieser aus dem laufenden Budget bedeckt werden kann.

Der NÖ Landesrechnungshof regte an, für Ausschreibungen und Vergabeverfahren auf die Experten aus dem Landesbereich zurückzugreifen, bevor externe Berater beigezogen werden. Im Land NÖ sollte ausreichend Expertenwissen im Vergabewesen vorhanden sein.

Erst rund 1.500 Geräte (Drucker, Kopierer, Multifunktionsgeräte) waren im Netzwerk eingebunden. Für eine ordnungsgemäße und zweckmäßige Bewirtschaftung sind jedoch alle Geräte in das Netzwerk des Landes NÖ einzubinden. Außerdem sollte die Ausstattung mit Einzelplatzdruckern nur restriktiv erfolgen. Damit können zumindest 30 % der – vorsichtig geschätzt – rund 4.000 Einzelplatzdrucker eingespart werden.

Das IT-System der Datenerfassung und der Berechtigungen zur Herstellung von Drucken und Kopien ist unter Nutzung der bereits vorhandenen Infrastruktur zu aktualisieren, sodass für die Dienststellen – bei Bedarf allenfalls auch personenbezogene – Auswertungen durchgeführt werden können.

In Bezug auf die Finanzen hielt der NÖ Landesrechnungshof fest, dass interne Verrechnungen, unabhängig von der Form der Rechnungslegung, im Umbuchungswege abzuwickeln und dass der Budgetgrundsatz der Wahrheit, Klarheit und Genauigkeit einzuhalten ist.

Weitere Anregungen betrafen die Aktualisierung der Vorschrift „Anforderung von Leistungen bei der Gebäudeverwaltung“ und der Organisationsgrundlagen sowie die Führung und Dokumentation der periodischen Mitarbeitergespräche.