Zusammenfassung
Die überprüfte Ausstattung der Gruppe Straße mit Informations- und Kommunikationstechnologie (kurz IKT) umfasste insbesondere 984 Personal Computer (PCs) und Notebooks, 887 Bildschirme, 244 Drucker, Kopierer und Multifunktionsgeräte, 79 Scanner und 1.773 Mobiltelefone (Stand 31. August 2013). Diese Ausstattung verteilte sich auf fünf zentrale Dienststellen, acht Straßenbauabteilungen, 58 Straßenmeistereien, sieben Brückenmeistereien und acht Betriebswerkstätten mit insgesamt 3.310 Mitarbeitern.
In ihrer Stellungnahme vom 21. Jänner 2014 sagte die NÖ Landesregierung die Umsetzung der zehn Empfehlungen für eine wirtschaftliche und zweckmäßige Ausstattung mit Hardware zu.
Organisation
Auf Grund der spezifischen Anforderungen und der dezentralen Struktur der Gruppe Straße war ein eigener Fachbereich für Informationstechnologie in der Abteilung Allgemeiner Straßendienst ST1-IT mit neun Personen (sieben Vollzeitäquivalenten) eingerichtet. Beschaffungen erfolgten in der Regel über den Fachbereich Landesamtsdirektion-Informationstechnologie LAD1-IT. Dieser Fachbereich wurde in den fünf zentralen Abteilungen durch vier nebenberuflich tätige IKT-Ansprechpartner sowie in den NÖ Straßenbauabteilungen durch acht nebenberuflich tätige IKT-Koordina-toren und deren Stellvertreter unterstützt. Eine rechtzeitige Nachfolge für ausscheidende IKT-Ansprechpartner und IKT-Koordinatoren war sicherzustellen.
Investitionsbedarf
Die durchaus zweckmäßige Ausstattung der Arbeitsplätze der Gruppe Straße mit Informationstechnologie wies insbesondere im Bereich der Straßen- und Brückenmeistereien sowie der Betriebswerkstätten ein erhöhtes Ausfallsrisiko auf, weil die drei- bzw. fünfjährige Garantie für die Notebooks bzw. PCs abgelaufen war und der nach vier bzw. sechs Jahren vorgesehene, rollierende Austausch der Geräte aus budgetären Gründen zurückgestellt worden war. Das zeigte sich in den rückläufigen Ausgaben des Fachbereichs Informationstechnologie von 2,2 Millionen Euro im Jahr 2012.
Das Zurückstellen der geplanten IKT-Anschaffungen um bis zu sechs Jahre war zwar sparsam, stellte jedoch ein Gebarungsrisiko dar, weil dadurch im Bereich der Hardware (PCs, Notebooks, Drucker) ein Investitionsstau von rund 500.000,00 Euro entstand, der durch einen risikoorientierten Ausstattungs- und Austauschplan wieder abgebaut werden sollte.
Im Bereich der Software standen Investitionen von rund 110.000,00 Euro an, damit die Tagesleistungsblätter auf den Multifunktionsgeräten erfasst und die dafür eingesetzten 13 Jahre alten 73 Scanner ersatzlos ausgeschieden werden konnten.
Vor der Beschaffung von Informationstechnologie sollte geklärt werden, ob die neu oder ersatzweise angeforderte Ausstattung zweckmäßig ist, um mögliche Einsparungen insbesondere von zusätzlichen nicht notwendigen Druckern, Notebooks, Bildschirmen oder PCs für Beamer ausschöpfen zu können.
Inventarverwaltung
Die Inventarverwaltung erfolgte mit dem Programm REMEDY. Die damit gespeicherten Daten entsprachen teilweise nicht dem letzten Stand und waren daher richtig zu stellen.
Um eine zeitnahe Inventarführung zu erleichtern, erhielten die IKT-Koordinatoren für ihre Bereiche die Rechte, den Status von Inventargegenständen im Programm REMEDY zu ändern. Außerdem sollte der Fachbereich Informationstechnologie regelmäßige Inventuren durchführen.
Gebarungssicherheit
Die Veranschlagung der Ausgaben des Fachbereichs Informationstechnologie war insbesondere betreffend Telefongebühren, WLAN (Wireless Lokal Area Network) und Festnetzbetrieb an die geänderte Entwicklung anzupassen. Dabei sollte für die anstehende Erneuerung der IKT-Ausstattung finanziell vorgesorgt werden.
Die Übermittlung der TAN-Nummern für den Zahlungsverkehr der Verlagsstellen sollte auf Mobiltelefon (TAC-SMS) umgestellt werden. Beim Telebanking-System war darauf zu achten, dass die Passwörter regelmäßig geändert werden.
Die zum Bericht 11/2003, Kassengebarung, empfohlene Umstellung auf elektronische Übermittlung aller Buchungszeilen und Anweisungsakte an die Landesbuchhaltung schloss die Gruppe Straße im Oktober 2013 ab.
