Zusammenfassung

Der Rechnungshofausschuss des Landtages von NÖ hat den NÖ Landesrechnungshof beauftragt, eine Querschnittsprüfung der Vergaben der Bau- und Planungsaufträge für Hochbauten durchzuführen. Vom Prüfungsauftrag waren jene Vergabeverfahren erfasst, die vom Land NÖ bzw. seinen Bediensteten unmittelbar abgewickelt wurden. Jene Bau- und Planungsaufträge, die über Dritte, zB über Leasinggesellschaften oder landeseigene Gesellschaften, abgewickelt wurden, waren nicht im Prüfungsauftrag enthalten.

Der NÖ Landesrechungshof überprüfte insbesondere die Einhaltung der vergaberechtlichen Bestimmungen unter Beachtung der Zweckmässigkeit des Beschaffungsvorganges. Die stichprobenartige Prüfung umfasste rd. 15 % der gemeldeten Vergabeverfahren und stellte daher einen repräsentativen Querschnitt über alle Hochbauvergaben dar.

Zusätzlich zu den vergabegesetzlichen Bestimmungen bestanden beim Amt der NÖ Landesregierung verschiedene interne Vergabevorschriften (Normerlässe, Dienstanweisungen, Regierungsbeschluss). Eine Zusammenführung dieser internen Vergabevorschriften in einen eigenen „Vergabe-Normerlass“ wird angeregt.

Abteilung Landeshochbau

Zur Erledigung von Routineaufgaben wurde das „Standardisierte Vergabewesen“ entwickelt und im Mai 2003 eingeführt. Der überwiegende Teil der Beschaffungen konnte damit rasch, korrekt und professionell abgewickelt werden. Daneben fordert der NÖ Landesrechnungshof, die vergaberechtlichen Vorschriften verstärkt einzuhalten, insbesondere bei Auftragsteilungen sowie der Unternehmerauswahl und der Preisangemessenheitsprüfung bei den Verfahren ohne Bekanntmachung.

Gruppe Straße

Die Vergabeverfahren wurden in weiten Teilen korrekt abgewickelt. Daneben fordert der NÖ Landesrechnungshof die vergaberechtlichen Vorschriften verstärkt einzuhalten, insbesondere in Hinblick auf die gewerkeweise Ausschreibung, die Wahl der Vergabeverfahren, das Zuschlagsverfahren, die Vergabedokumentation sowie die Unternehmerauswahl und die Preisangemessenheitsprüfung bei den Verfahren ohne Bekanntmachung.

Verbesserungspotenzial besteht in effizienteren und effektiveren Verwaltungsabläufen und Entscheidungsprozessen, wobei interne Verantwortlichkeiten und sachliche Zuständigkeiten einzuhalten sind.

Bei der Gruppe Straße bestanden zusätzliche eigene Vergaberegelungen, insbesondere die Anwendbarkeit einzelner Vergabeverfahren betreffend. Der NÖ Landesrechnungshof hat regt an, derartige Weisungen des Straßenbaudirektors in Hinkunft gemäß der Dienstanweisung Runderlässe, Normerlässe zu erstellen.

Die dezentrale Beschaffung technischer Spezialanlagen war teilweise mangelhaft, weshalb dies in Hinkunft durch die sachlich zuständige Abteilung erfolgen sollte.

Abteilung Gebäudeverwaltung

Die Mitarbeiter waren grundsätzlich gut über die Vergabevorschriften informiert, zum Teil waren jedoch nur rudimentäre Vergabekenntnisse vorhanden. Daneben fordert der NÖ Landesrechnungshof die vergaberechtlichen Vorschriften verstärkt einzuhalten, insbesondere in Hinblick auf die Schätzung der Auftragswerte, das Zuschlagsverfahren, die Vergabedokumentation, die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen sowie die Unternehmerauswahl und die Preisangemessenheitsprüfung bei den Verfahren ohne Bekanntmachung.

Die Abwicklung von Bauprojekten und/oder Vergabeverfahren erfolgte entweder mit eigenem Personal, mit der Abteilung Landeshochbau oder durch beauftragte Ziviltechniker/Technische Büros/Baumeister. Die Abwicklung mit der Abteilung Landeshochbau wurde als wirtschaftlich und zweckmäßig erachtet. Der Abteilung Gebäudeverwaltung wird daher empfohlen, nach einheitlichen „Richtlinien“ die Art der Bauabwicklung festzulegen und Bauvergaben nur im Einvernehmen mit der Abteilung Landeshochbau abzuwickeln.

Abteilung Kultur und Wissenschaft

Die Vergaberechtsbestimmungen wurden – auch im Vergleich mit anderen Abteilungen – zu einem erheblichen Teil nicht eingehalten. Vor allem die Dokumentation der Vergabeverfahren war äußerst mangelhaft. Auch unter Beiziehung von Architekten war es nicht möglich, Vergabeverfahren annähernd korrekt abzuwickeln.

Dies wurde darauf zurückgeführt, dass bei der Abteilung Kultur und Wissenschaft kein bautechnisches Fachpersonal beschäftigt ist. Ihr wird daher empfohlen, Bauvergaben in Hinkunft im Einvernehmen mit der Abteilung Landeshochbau zu regeln und abzuwickeln.

Gewerblicher Berufsschulrat

Der geprüfte Bauauftrag wurde ausnahmsweise nicht über die Abteilung Landeshochbau abgewickelt. Die vergaberechtlichen Bestimmungen wurden großteils eingehalten. Da beim Gewerblichen Berufsschulrat kein bautechnisches Fachpersonal beschäftigt ist, wird empfohlen, in Hinkunft Bauvergaben im Einvernehmen mit der Abteilung Landeshochbau zu regeln und abzuwickeln, wie dies in vielen anderen Fällen gehandhabt wurde.

Allgemeine Bemerkungen

Durch die Vielzahl detaillierter Bestimmungen können vereinzelt Mängel in den Vergabeverfahren vorkommen, die aber nicht die wesentlichen Grundsätze des Vergaberechts betreffen sollten. Entscheidende Grundlagen und Verfahren, etwa die Wahl des Vergabeverfahrens, sollten jedenfalls beherrscht und ordnungsgemäß, aber auch wirtschaftlich und zweckmäßig, abgewickelt werden.

Die Erhebung bei den Einzelvergaben zeigte, dass nur 4 % der Verfahren (entspricht 21 % des Gesamtauftragswertes) mit einem Verfahren mit vorheriger (öffentlicher) Bekanntmachung abgewickelt wurden. Der weitaus überwiegende Teil der Vergaben, nämlich 96 % (entspricht 79 % des Gesamtauftragswertes), wurde mit einem Verfahren ohne vorherige (öffentliche) Bekanntmachung abgewickelt. Eine ähnliche Verteilung zeigte sich bei den Baumaßnahmen, wo nur 26 % der Verfahren mit vorheriger (öffentlicher) Bekanntmachung abgewickelt, der überwiegende Teil, nämlich 74 %, jedoch mit einem Verfahren ohne vorherige (öffentliche) Bekanntmachung abgewickelt wurde. Die Vorteile eines offenen Wettbewerbes (zB offenes Verfahren) wurden nach Ansicht des NÖ Landesrechnungshofes zu wenig genutzt und wird daher gefordert, in Hinkunft die Vergabeverfahren mit vorheriger Bekanntmachung vermehrt anzuwenden.

Probleme und Mängel traten hauptsächlich bei den Verfahren ohne Bekanntmachung auf. Die Dokumentation der einzelnen Verfahrensschritte ist zu verbessern, insbesondere sind die Gründe für die Wahl der jeweiligen Verfahrensart zu dokumentieren. Ein transparentes System für eine objektive und nachvollziehbare Unternehmerauswahl wurde vielfach vermisst.

Die Koordination aller mit (Hochbau)vergaben befassten Stellen und die Zusammenarbeit mit der Abteilung Landeshochbau war zu wenig ausgepägt.

Positiv hervorzuheben war, dass bei der Durchführung von offenen Verfahren kaum Probleme auftraten. Der Ablauf der Zuschlagsverfahren konnte verbessert werden und Ansätze für Kooperationen durch Beiziehung interner Experten (zB der Abteilung Landeshochbau) führten zu einer besseren Abwicklung der Vergabeverfahren.

Der NÖ Landesrechnungshof hat die Berücksichtigung weiterer Aspekte angeregt, zB:

• Das offene Verfahren sollte, so es zulässig ist, bevorzugt angewendet werden.
• Das Billigstbieterprinzip sollte, so es zulässig ist, bevorzugt festgelegt werden.
• Die Anzahl der Vergabeverfahren sollte durch Vermeidung unzweckmäßiger Leistungsteilungen reduziert werden.
• Alle mit Hochbauvergaben befassten Stellen sollten sich im Sinne einer „Corporate Identity“ des Landes NÖ verstärkt koordinieren und die Zusammenarbeit mit der Abteilung Landeshochbau intensivieren.

Die NÖ Landesregierung hat in ihrer Stellungnahme im Wesentlichen zugesagt, den Empfehlungen des NÖ Landesrechnungshofes Rechung zu tragen.