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Der Landesrechnungshof orientiert sich an internationalen Qualitätsstandards und betreibt ein professionelles Qualitätsmanagement. Daher hat er seit dem Jahr 2007 ein eigenes Qualitätsmanagementhandbuch und führt regelmäßig Kundenbefragungen bei den Mitgliedern der überprüften Stellen und des NÖ Landtags durch. Seit dem Jahr 2014 wendet er das Qualitätsmanagementsystem der Europäischen Union für den öffentlichen Sektor, genannt Common Assessment Framework, kurz CAF, erfolgreich an. Der CAF beruht auf dem Exzellenz Modell der Europäischen Stiftung für Qualitätsmanagement und sieht eine Zertifizierung durch das jeweilige CAF Zentrum der Mitgliedstaaten vor. Diese Auszeichnung als „Effektiver CAF Anwender“ besagt, dass Organisationen hervorragende Ergebnisse erzielen, wenn die Führung geeignete Strategien und Partnerschaften entwickelt, Personal und Sachmittel effizient einsetzt und optimale Prozesse sicherstellt. Voraussetzungen für die Zertifizierung bilden regelmäßige anonyme Kundenbefragungen, interne und externe Qualitätsbewertungen der Führung, der Organisation, der Prozesse, der Leistungen und der Wirkungen mit entsprechenden Ergebnissen. Dazu werden Maßnahmen entwickelt und umgesetzt. Außerdem wird die Organisation durch Experten des KDZ Zentrum für Verwaltungsforschung als österreichisches CAF Zentrum überprüft. Ziel ist es, die gesamte Organisation durch Innovationen und Verbesserungen kontinuierlich weiterzuentwickeln, um die überprüften Stellen und den NÖ Landtag durch Hinweise und Empfehlungen bestmöglich zu unterstützen. Davon profitiert die Bevölkerung durch bessere oder mehr Leistungen, zum Beispiel in den überprüften Kulturbetrieben, Kliniken, Pflege- und Betreuungseinrichtungen, Kindergärten, Schulen oder Verwaltungen des Landes NÖ. Der Landesrechnungshof Niederösterreich wurde im November 2015 (Verleihung der Urkunde am 10. März 2016) als erster Rechnungshof mit dem CAF Qualitätszertifikat ausgezeichnet und im Jänner 2020 rezertifiziert (Übergabe der Urkunde coronabedingt am 4. September 2020). In beiden Fällen arbeitete er dabei eng mit dem ebenfalls ausgezeichneten Landesrechnungshof Steiermark zusammen.

Der Verhaltenskodex des Landesrechnungshofs bringt das gemeinsame Anliegen und Selbstverständnis aller Mitglieder des Landesrechnungshofs zum Ausdruck, über die Einhaltung der Rechtsvorschriften hinaus den ethischen Anforderungen der Finanzkontrolle zu entsprechen. Zur Beratung in Zweifelsfällen, ob ein rechtskonformes Verhalten diesen ethischen Anforderungen entspricht, wurde ein Ethikbeirat eingerichtet.

Verhaltenskodex

Leitbild, Strategien und Werte

Leitbild, Strategien und Werte beschreiben das Selbstverständnis, die Ziele, die Art und die Weise der Aufgabenerfüllung sowie die Kennzahlen und Indikatoren, mit denen die Leistungen und die Wirkungen des Landesrechnungshofs gemessen werden.

Damit stellt der Landesrechnungshof sicher, dass seine Mitglieder den gesetzlichen Auftrag und die Herausforderungen als Kontrollorgan des Landtags auf der Grundlage eines gemeinsamen Selbstverständnisses und einer einheitlichen strategischen Ausrichtung bestmöglich erfüllen können.

Das erste Leitbild des Landesrechnungshofs stammt aus dem Jahr 1998. Es wurde nach der Neupositionierung seit 1. Juli 2010 kontinuierlich weiterentwickelt. In die Entwicklung von Leitbild, Strategien und Werten sind alle Mitglieder des Landesrechnungshofs eingebunden.

Leitbild, Strategien und Werte 2022

Leitlinien der EURORAI

Der Landesrechnungshof trat im Jahr 2012  der  EURORAI (European Organization of Regional External Public Finance Audit Institutions) bei. Die „Europäischen Organisation der regionalen externen Institutionen zur Kontrolle des öffentlichen Finanzwesens“ bietet ihren über 80 Mitgliedern ein Netzwerk für vielfältige Kooperationen sowie zur fachlichen und methodischen Weiterentwicklung. Dazu hat die EURORAI die Leitlinien für unabhängige regionale Einrichtungen der externen öffentlichen Finanzkontrolle verabschiedet, die der Landesrechnungshof initiierte. Diese Leitlinien fassen in der Präambel sowie in 15 Grundsätzen die spezifischen Anforderungen an die regionale Finanzkontrolle zusammen. In Grundsatz 2 fordern die Leitlinien Subsidiarität und Verhältnismäßigkeit für die Finanzkontrolle ein, die in Niederösterreich vor allem durch den Europäischen Rechnungshof, den Österreichischen Rechnungshof und den Landesrechnungshof erfolgt.

Leitlinien für unabhängige regionale Einrichtungen der externen öffentlichen Finanzkontrolle

Der Landtag von Niederösterreich bestimmt im Rahmen seiner Budgethoheit, was die Landesverwaltung einnehmen soll und was sie ausgeben darf. Eine wichtige Funktion des Landtages ist – neben Gesetzgebung – daher die Finanzkontrolle. Dazu besteht seit 1. Juli 1998 der Landesrechnungshof als unabhängiges Kontrollorgan des Landtages. Aufgaben, Leitung, Organisation, Berichtswesen und Verfahren des Landesrechnungshofes sind im Abschnitt Finanzkontrolle in den Artikeln 51 bis 56 NÖ Landesverfassung 1979 geregelt und wurden seit der Gründung mehrfach erweitert.

Außerdem enthält die Geschäftsordnung des NÖ Landtages maßgebliche Bestimmungen für den Landesrechnungshof, vor allem über die Vorlage und die Beratung seiner Berichte und Stellungnahmen, über den dafür eingerichteten Rechnungshofausschuss des NÖ Landtages und über die Untersuchungsausschüsse, die den Landesrechnungshof mit einer Stellungnahme zu Angelegenheiten der Gebarung beauftragen können.

Vorläufer des Landesrechnungshofs war das am 27. November 1925 eingeführte Kontrollamt, welches dem damaligen Finanzkontrollausschuss zur Ausübung der ihm obliegenden Kontrolltätigkeit beigegeben war.

Der Landesrechnungshof hat – als unabhängiges Kontrollorgan des NÖ Landtages – die Finanzgebarung des Landes auf Richtigkeit, Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit zu überprüfen. Unter dem Begriff der Gebarung fällt jedes Verhalten, das finanzielle Auswirkungen hat. Diese Aufgabe umfasst das gesamte Landesvermögen von rund 14,0 Milliarden Euro (Eröffnungsbilanz) und die Tätigkeit von rund 42.575 Landesbediensteten. Überprüft werden dabei Verwaltungen, Unternehmungen, Anstalten, Fonds und Stiftungen des Landes. Dazu zählen zum Beispiel 20 Bezirkshauptmannschaften, die Landesgesundheitsagentur, 19 Landes- und Universitätskliniken an 27 Standorten, 47 Pflege- und Betreuungszentren sowie 2 Pflege- und Förderzentren, 35 Berufs-, Fach- bzw. Sonderschulen sowie 6 Sozialpädagogische Betreuungszentren im Rahmen der Kinder- und Jugendhilfe. Kontrolliert werden auch Beteiligungen, Förderungen und Haftungen des Landes.

Der Landesrechnungshof prüft möglichst zeitnah, jedoch im Nachhinein und greift nicht in die laufenden Geschäfte der überprüften Stellen ein. Er beurteilt dabei, wie öffentliche Mittel (Steuergeld) eingesetzt wurden. Das wichtigste Ziel ist es, einen richtigen, sparsamen, wirtschaftlichen und zweckmäßigen Mitteleinsatz zu erreichen. Die Berichte enthalten dazu Vorschläge, werden im Landtag behandelt und im Internet veröffentlicht. Sie bieten eine sachliche Grundlage für Entscheidungen der Politik, der Verwaltung und der Unternehmungen des Landes. Damit unterstützt der Landesrechnungshof den Landtag in seiner Gesetzgebung sowie in seiner Budget- und Kontrollhoheit. Die NÖ Landesregierung bewahrt er – nicht nur – vor finanziellen Nachteilen. Kontrolle ist nicht Selbstzweck, sondern bewirkt vielfältige  Verbesserungen, die letztlich der Bevölkerung zu Gute kommen.

Das Bundesvergabegesetz gilt für öffentliche Auftraggeber und Sektorenauftraggeber. Im Einzelfall, insbesondere bei Einrichtungen oder Unternehmungen, ist zu prüfen, wieweit es bei der Beschaffung von Leistungen anzuwenden ist.

Bei der Vergabe von öffentlichen Aufträgen sind das Bundesvergabegesetz, die unionsrechtlichen Grundfreiheiten und Schwellenwerte sowie folgende Vergabegrundsätze zu beachten:

  • freier und lauterer Wettbewerb
  • Gleichbehandlung aller Bewerber bzw. Bieter, Diskriminierungsverbot
  • keine gebietsmäßige Beschränkung
  • Vergabe nur an geeignete Unternehmer zu angemessenen Preisen
  • bestehende Vergabeabsicht

Als Vergabeverfahren kommen insbesondere in Betracht:

  • offenes Verfahren
  • nicht offenes Verfahren mit vorheriger Bekanntmachung
  • nicht offenes Verfahren ohne vorherige Bekanntmachung
  • Verhandlungsverfahren mit vorheriger Bekanntmachung
  • Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung
  • Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung mit nur einem Bieter
  • Direktvergabe mit vorheriger Bekanntmachung
  • Direktvergabe

Für die Vergabe geistiger Dienstleistungen kommen noch die verschiedenen Wettbewerbsarten in Betracht.

Im Hinblick auf die Komplexität der Vergabevorschriften können Mängel in den Vergabeverfahren vorkommen oder Fehler passieren. Diese sollten aber keinesfalls die Vergabegrundsätze oder die Wahl des richtigen Vergabeverfahrens betreffen. Im Sinn einer besten Praxis ist insbesondere Folgendes zu beachten:

Bei der Vergabevorbereitung müssen insbesondere auch die Auftragsart (Bau-, Liefer-, Dienstleistungsaufträge, Baukonzessions- und Dienstleistungskonzessionsverträge) und der geschätzte Auftragswert festgelegt werden. Aufgrund dessen hat die vergebende Stelle das jeweils zulässige Vergabeverfahren im nationalen Unterschwellen- oder im internationalen Oberschwellenbereich anzuwenden sowie die dafür maßgeblichen Bestimmungen einzuhalten.

Die Checkliste "Prävention und Erkennen von Vergabeabsprachen" enthält Hinweise und Maßnahmen, um rechtswidrige Absprachen in Vergabeverfahren entdecken zu können.

Checkliste "Prävention und Erkennen von Vergabeabsprachen"

Zudem sollten bei Vergaben die folgenden Kernaussagen beachtet werden:

 

Beschaffung regelmäßig wiederkehrender Leistungen:

Der Landesrechnungshof beurteilt einen Leistungszeitraum von fünf Jahren für regelmäßig wiederkehrende Leistungen mit einer zweijährigen Verlängerungsoption für angemessen. Danach sollte jedenfalls ein neuerlicher Wettbewerb stattfinden. 

 

Wahl des Vergabeverfahrens:

Offene Verfahren sollten bevorzugt gewählt werden, auch wenn diese nicht gesetzlich verpflichtend sind. Sie können weitgehend rechtssicher abgewickelt werden, weil die Teilnehmerauswahl wegfällt, wodurch sie meist zweckmäßiger und wirtschaftlicher sind.

Das Billigstbieterprinzip sollte dann, wenn es zulässig ist (zum Beispiel bei einer konstruktiven Leistungsbeschreibung) bevorzugt angewendet werden.

Die Zulässigkeit des gewählten Vergabeverfahrens ist zu begründen und zu dokumentieren (ausgenommen beim offenen Verfahren und beim nicht offenen Verfahren mit vorheriger Bekanntmachung).

Im Hinblick auf eine sparsame und wirtschaftliche Vorgangsweise sind auch bei Direktvergaben Vergleichsangebote einzuholen.

 

Unternehmerauswahl:

Die Auswahl der Anbieter bei den „geladenen" Verfahren (nicht offenes Verfahren ohne Bekanntmachung und Verhandlungsverfahren ohne Bekanntmachung) hat nach objektiven und transparenten Kriterien nachvollziehbar zu erfolgen.

„Geladene" Vergabeverfahren sind nur im Rahmen ihrer jeweiligen Zulässigkeit durchzuführen und die Entscheidungsgründe zu dokumentieren.

 

Landeseigene Verfahrens- und Vertragsbestimmungen:

Standardisierte Vorlagen für die Vergabeabwicklung sind aktuell zu halten.

Verträge sind weitgehend auf Basis der Muster für Verfahrens- und Vertragsbestimmungen und nicht nach den Geschäftsbedingungen der Auftragnehmer abzuschließen.

 

Geistige Dienstleistungen:

Bei geistigen Dienstleistungen kann von vornherein keine Leistungsbeschreibung erstellt werden. Daher ist ein Verhandlungsverfahren mit Preis- und/oder Qualitätswettbewerb mit mehreren Bietern erforderlich, was wiederum eine Direktvergabe (formfrei und unmittelbar, das heißt ohne Verhandlung bzw. Gespräch über die Leistung) ausschließt.

 

Nicht prioritäre Dienstleistungen:

Für nicht prioritäre Dienstleistungen ist das „Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung mit nur einem Bieter" nicht anwendbar. Nicht prioritäre Dienstleistungen sind grundsätzlich in einem Verfahren mit mehreren Bietern im wirtschaftlichen Wettbewerb zu vergeben.

 

Angebotseröffnung und -prüfung:

Die Entgegennahme von Angeboten ist zweckmäßig und vollständig zu dokumentieren.

Die Öffnung von Angeboten außerhalb kommissioneller Angebotseröffnungen ist nach dem Vier-Augen-Prinzip vorzunehmen und zu dokumentieren. Die Vorgangsweise für solche informelle Angebotseröffnungen sollte intern festgelegt werden.

Die Angebote sind nachvollziehbar zu prüfen und mit entsprechenden Prüfvermerken zu versehen. Die Ergebnisse der Angebotsprüfung sind in der Regel in einer Niederschrift festzuhalten.

 

Leistungsteilungen:

Leistungsteilungen zur Umgehung des Bundesvergabegesetzes sind zu unterlassen.

 

Preisvergleiche, Preisangemessenheit:

Das Bundesvergabegesetz ist anzuwenden, um im wirtschaftlichen Interesse einen freien und lauteren Wettbewerb sicherzustellen und das bestmögliche Preis-Leistungsverhältnis zu erzielen.

Die Preisangemessenheit ist, insbesondere bei eingeschränktem Wettbewerb (zum Beispiel Direktvergabe), sorgfältig und nachvollziehbar zu prüfen, wobei Preisvergleiche und deren Ergebnisse anzuführen sind. In der Regel ist über die Angebotsprüfung eine Niederschrift zu erstellen.

Die Preisangemessenheit von Leistungen marktbeherrschender Unternehmen ist durch die Einholung von Angeboten auch außerhalb von Niederösterreich zu überprüfen.

Preisvergleiche sollten dokumentieren und das Preis-Leistungs-Verhältnis auch bei langjährigen Lieferanten hinterfragen werden.

Zuschlagsfristen:

Die Zuschlagsfristen sind generell kurz festzulegen und abhängig vom Auftragsvolumen und/oder sonstigen Umständen mit einem Monat bis maximal fünf Monaten festzulegen.

 

Zuschlagsentscheidung durch die NÖ Landesregierung:

Wegen vergaberechtlicher und administrativer Nachteile empfiehlt der Landesrechnungshof der Landesregierung, Vergaben generell nicht mehr der kollegialen Beschlussfassung der Landesregierung vorzubehalten oder die diesbezüglichen Wertgrenzen beträchtlich anzuheben und/oder nur die Vergaben bestimmter Leistungen der kollegialen Beschlussfassung vorzubehalten.

 

Verfahrensdokumentation:

Die einzelnen Verfahrensschritte und Entscheidungen sind nachvollziehbar und möglichst zweckmäßig zu dokumentieren.

Die Vergleichsangebote, die Entscheidungen, Die Beauftragung und der Leistungsumfang sind zu dokumentieren.

 

Aufsicht und Kontrolle:

Kontrollrechte wahrnehmen (zum Beispiel Jahresabschlüsse: Bestätigungsvermerke der Wirtschaftsprüfer beachten).

Die Bedeutung der Informationssicherheit und des Datenschutzes nimmt zu, weil  immer mehr Informationen und Daten elektronisch verarbeitet werden. Ausfall, Beschädigung, Missbrauch oder Verlust von IT-Anlagen und elektronischen Daten verursachen Kosten und stellen ein Betriebs- und Gebarungsrisiko dar, das abgesichert werden muss. Dafür gelten auf der Grundlage von Völker- und Europarecht spezifische bundes- und landesgesetzliche Vorschriften, Normen und Standards, wie insbesondere das Datenschutzgesetz 2000.

 

Die Unternehmensleitung soll eine unternehmensweite Sicherheitspolitik entwickeln und für verbindlich erklären. Die Sicherheitspolitik für die Informations- und Kommunikationstechnologie ist auf die Gesamtpolitik der Unternehmung abzustimmen.

Das Risiko der Informationstechnologie deckt nur einen Bereich des Gesamtrisikos ab. Daher ist eine Risikoanalyse für die Informationstechnologie zu erstellen und  in eine, alle Bereiche umfassende Risikoanalyse als Grundlage für die  unternehmensweite Sicherheitspolitik einzubetten.

Beim Bauen ist darauf zu achten, dass Serverräume separat abgesichert sind. Flüssigkeits- oder gasführende Leitungen dürfen nicht in Serverräumen enden oder durch diese durchgeführt werden.

Um im Notfall eine funktionierende Infrastruktur zu haben, muss deren Einsatzbereitschaft durch Übungen und Tests in regelmäßigen Abständen überprüft werden.

Für die Absicherung der Server- und Verteilerräume gegen unbefugten Zutritt sind einheitliche Standards zu definieren. Der Zutritt von nicht berechtigten Personen zu den Serverräumen ist nur im Beisein eines Zutrittsberechtigten gestattet und auf jeden Fall in einem Besucherbuch zu dokumentieren.

Anlagen von eingemieteten Firmen, die auch außerhalb der Amtsstunden betreut werden müssen, sind in einem eigenen Raum unterzubringen.

Sicherungsmedien dürfen nicht in Serverräumen aufbewahrt werden, sondern sind in einem feuerfesten Schrank in einem anderen Brandabschnitt aufzubewahren. Ist dies aus der räumlichen Situation nicht möglich, so ist eine externe Aufbewahrungslösung zu erarbeiten.

Auf die Aktualität der definierten Benutzer und deren Rechte in Anwendungen und Systemen ist besonders zu achten, weil andernfalls Sicherheitslücken entstehen. Die Einhaltung der geltenden Vorschriften ist stichprobenweise zu überprüfen.

E-Mail Zugänge sind nur im Zusammenhang mit persönlichem Benutzer- bzw. Usernamen und Passwort zu vergeben. E-Mail Zugänge bei Gruppenusern sind zu deaktivieren.

Passwörter sind in regelmäßigen Abständen zu ändern. Die Authentifizierung der Benutzer bzw. User bei der Anmeldung an Systeme und Anwendungen sollte auf Single-Sign-On (Einmal Authentifizierung) umgestellt werden. Diese Anforderung sollte bei der Beschaffung von Software berücksichtigt werden.

 

Bedienstetenschutz

Das Arbeits- bzw. Dienstrecht im Allgemeinen und das NÖ Bediensteten-Schutzgesetz samt NÖ Bediensteten-Schutzverordnung im Besonderen enthalten Verpflichtungen zur Verhütung arbeitsbedingter Gefahren für Leben, Gesundheit und Sittlichkeit der Mitarbeiter.

Der Bedienstetenschutz ist bereits in die Planungsphase von Bauvorhaben zu beachten. Aufgezeigte Mängel sind so rasch wie möglich zu beheben.

Die vorgeschriebenen periodischen Prüfungen von Einrichtungen wie Schultafeln, Kälteanlagen, Aufzugsanlagen, elektrische Anlagen und dgl. sind von Fachkundigen durchzuführen.

Die Vorschriften des Brand- und Bedienstetenschutzes sollten in einem Leitfaden zusammengefasst werden, um die fristgerechte Einhaltung zu erleichtern.

 

Brandschutzbeauftragte

Für den Brandschutzbeauftragten und seinen Stellvertreter sind Stellenbeschreibungen zu erstellen. Zum Brandschutzbeauftragten und zum Stellvertreter des Brandschutzbeauftragten sind entsprechend ausgebildete Personen zu bestellen, denen die Stellenbeschreibungen nachweislich zur Kenntnis zu bringen sind.

 

Risikoanalyse

Eine Risikoanalyse zum Brandschutz ist zu veranlassen und zu dokumentieren. Die daraus abzuleitenden Erkenntnisse sind zu evaluieren und in der Folge wirtschaftliche und zweckmäßige Brandschutzmaßnahmen (Brandschutzkonzept) umzusetzen sowie Notfall- und Brandschutzpläne zu erstellen. Das verbleibende Restrisiko ist zu dokumentieren.

 

Fluchtwege

Fluchtwege sind jederzeit ungehindert benutzbar zu halten und bestehende Einengungen zu beseitigen.

Unzulässig gelagerte brennbare Gegenstände auf Dachböden sind umgehend zu entfernen.

 

Betrieblichen Brandschutz

Bei Schwächen im baulichen und technischen Brandschutz eines Gebäudes (z.B. teilweise Holzbauweise) ist dem betrieblichen Brandschutz verstärkte Aufmerksamkeit zu widmen.

 

Brandschutzkonzepte

Brandschutz- bzw. Evakuierungskonzepte sind zu erstellen und umzusetzen.

 

Betriebsfeuerwehr

Die Gründung einer personell und sachlich angemessen ausgestatteten, freiwilligen Betriebsfeuerwehr ist ein wesentlicher Schritt zur Verbesserung des betrieblichen Brandschutzes.

 

Brandschutzunterlagen

Alle Brandschutzunterlagen wie Brandschutz- und Kontrollpläne, Brandschutzbücher, Brandschutz- und Evakuierungsordnungen, Anschlagblätter "Verhalten im Brandfall" und so weiter sind zu führen und auf dem aktuellen Stand zu halten.

 

Brandschutzbuch

Abgestimmt auf die jeweilige Art der Einrichtung sind standardisierte Brandschutzbücher zu erarbeiten. Die Führung in elektronischer Form ist zweckmäßig.

 

Abwehrender Brandschutz

Brandalarmübungen mit externen Einsatzkräften - insbesondere bei Objekten mit einem hohen Anteil an immobilen Personen - sind regelmäßig durchzuführen.

In den Landeseinrichtungen sind Brandalarm- und Räumungsübungen durchzuführen und im Einvernehmen mit der zuständigen Freiwilligen Feuerwehr objektbezogene Feuerwehralarmpläne zu erstellen.

 

Sicherheitsanlagen

Sicherheitsanlagen sind entsprechend der einschlägigen Vorschriften periodisch durch Fachkundige zu überprüfen. Dazu gehören zB Brandmeldeanlagen, Steigleitungen, Brandrauchentlüftungen, Blitzschutzanlagen, elektrischen Anlagen, Sicherheitsbeleuchtungen, etc. Wenn erforderlich sind sie umgehend instand zu setzen.

Die vorgeschriebenen Inspektionen der Brandmeldeanlage sind gemäß den „Technischen Richtlinien" durch akkreditierte Inspektionsstellen (zum Beispiel durch eine Brandverhütungsstelle) durchzuführen.

 

Sicherheitsmängel

Mängel die in unmittelbarem Zusammenhang mit der Sicherheit von Personen stehen oder im Rahmen der feuerpolizeilichen Beschau festgestellt wurden sind vorrangig zu beheben. Dies ist sowohl in den internen Unterlagen als auch gegenüber der Behörde zu dokumentieren.

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